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シン・オフィスのDXを加速、創造性と生産性が向上し続けるオフィスへ

リリース

2022.05.20

シン・オフィスのDXを加速、創造性と生産性が向上し続けるオフィスへ

研究開発型ウェブコンサルティング事業を展開する株式会社ペンシル(本社:福岡県福岡市、代表取締役社長CEO:倉橋美佳、以下:ペンシル)は、創造性と生産性が向上し続けるオフィスを目指し、DXにより働く環境のアップデートを進めています。

ペンシルオフィス、DX推進の背景

ペンシルオフィス

ペンシルは、創立30周年を迎える2025年に向けた「Road to 2025」プロジェクトにおいて「DX経営」を推進しています。そして、DX経営の推進に欠かせない重要な要素が「オフィス」。

コロナ禍やワークスタイルの多様化によって、オフィスの存在意義が問われる中、ペンシルは改めてオフィスを定義しました。「セレンディピティ(偶然の発見や出会い)」を掲げ、執務スペースや通路での偶然の会話や出会いを誘発し、創造性を高めるさまざまな仕掛けを施しました。

また、スタッフの一人ひとりが、自身のモチベーションや生産性が上がる効率のよい働き方を主体的に実行できる環境を目指し、テクノロジーの力を活用して進化を続けています。

ペンシルオフィスMAP

ペンシルのオフィスMAP

オフィスには、さまざまなエリアがあり、それぞれにコンセプトが。
オフィスに来るのが楽しくなる・働くのが楽しくなる、まるでテーマパークのようにわくわくする場所であることを目指して、オフィス空間全体がカラフルでクリエイティビティに溢れているのも特徴です。

オフィスツアー時には、美術館のようにオーディオガイドも。LINEを使って配信し、各エリアのコンセプトや込められたこだわりを音声で解説します。

偶然の出会いをフリーアドレス x IT で

席ガチャ

執務エリアはフリーアドレスに。多くのスタッフは固定のデスクを持たず、毎日座る席が変わります。

毎朝出社時に「席ガチャ」というアプリを開くと、執務エリアをランダムに割当てられる仕組みです。

ただ、エリア内での席選びは自由。スタッフ同士が交流しやすいオープンスペースと、集中に適したスペースを用意しているので、各自その日の業務予定や気分に合わせて、コミュニケーションを取りやすい席、集中しやすい席を選べます。

フリーアドレスの課題を解決「どこおると?」

フリーアドレスで発生するのは、"誰がどこにいるかわからない"という課題。
この課題を解決するのが、WEBアプリ「どこおると?」です。

どこおると?

スタッフ一人ひとりが持つ社員証に付与したRFID* をオフィス内の機械で常時読み取り、その情報を表示。スタッフの位置情報をリアルタイムに検索・把握できます。
直属の上司やプロジェクトメンバーなど、よく探すスタッフは「ピン留め」も可能です。

*RFIDとは(Radio Frequency Identifier)
電波を用いてRFタグの情報を非接触で読み書きするシステム。電波によって非接触での読み取りの他、複数のタグを一度にスキャンすることも可能です。

会議室の空き状況をいつでも視覚で確認「あいとると」

あいとると

ペンシル内には、予約制の会議室と、空いていれば使えるフリー会議室があります。

スキマ時間で少し話がしたい、でも会議室の空き状況を確認するのもひと手間。この課題を解決するのが「あいとると」

オフィス中央部分に設置した色分けランプで、各会議室の空き状況を見える化。「人感センサー」と「扉の開閉センサー」を利用して、会議室が空いていればランプが点灯、使用中は消灯する仕組みです。

どの会議室が空いているのか、ひと目でわかるため、会議室の予約状況や部屋の空きを見に行かず より効率的に会議室を活用できます。

ライトの光で集中時間をコントロール「集中ブース」

集中ブース

集中して作業をするために、1人用の専用ブースも設置。
集中ブースは90分の時間制で、ブースの使用中の人には、緊急時を除き話しかけない、などのルールを設けています。

集中ブースを使い始めるときには、ブース内のライトを点灯。このライト、人間の集中サイクルに合わせて25分、52分、90分で順に消灯し、時間の経過を教えてくれます。

そしてライトが電球の形をしているのは、ひらめきを大切にしたいという想いも込められているからです。

漫然と使うのではなく、時間を区切ることでパフォーマンスを高める仕組みに。

併せて、この集中ブース以外のオープンスペースでも、開放的な空間でも集中しやすくなるよう、スマートスピーカーを使ったサウンドマスキング(聴覚)、時間帯に応じた調光の変化(視覚)、ハーブの香り(嗅覚)など多角的に働きかけの実験を重ねています。

今後の展望

新たなオフィスに移転して、約5ヶ月。
定期的に行っている、スタッフのオフィス満足度を調査するアンケートの結果からも創造性や生産性の向上を体感しているスタッフも増えていることがわかっています。

アンケート結果

今後は、環境の変化や進化に人間をどう適応させていくか?をテーマに研究を行い、それをオフィスに展開しながら、さらに働くのが楽しく働きがいのある環境づくりを追求していく所存です。

メタバース実験

具体的な取り組みとしては、VRゴーグルを使ったオンライン上の仮想空間「メタバース」、画像認識AIなどの技術を複合的に活用し、新たなオフィス体験を生みだしたいと考えています。

・メタバースによって、リモートワークや別の拠点からでもその場にいるような臨場感で会議や業務ができる環境づくりや、没入感でクリエイティブな発想力を高める実験。

・「どこおると」のデータをもとにした、座る位置や周辺環境とパフォーマンスの関与度の分析、画面認識による出社時・退社時の表情指数の測定。

ペンシルは、オフィスづくりにスタッフの声を取り入れながら「進化するオフィス」として流動的に仕組みやルールを構築し、多様なスタッフが力を発揮して働けるような環境づくりを今後も進めて参ります。

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